Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

Segundo o Project Management Institute (PMI®) "o Termo de Abertura do Projeto é um documento que formalmente autoriza um projeto ou uma fase, e a documentação dos requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas. Estabelece uma parceria entre a organização executora e a organização solicitantes. Um gerente de projetos é identificado, selecionado e designado o mais cedo possível, preferivelmente enquanto o Termo de Abertura do Projeto está sendo desenvolvido e sempre antes do início do planejamento. É recomendado que o gerente de projetos participe do desenvolvimento do termo de abertura, uma que este supre o gerente com a autoridade para usar recursos nas atividades do projeto."



Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto: entradas

1. Declaração do trabalho do projeto
Descrição narrativa dos produtos e serviços a serem fornecidos pelo projeto. Em projetos internos o patrocinador produz um documento com base nos requisitos das necessidades de negócios, produtos ou serviços. Para projetos externos, a declaração de trabalho pode ser recebida em forma de um documento de Licitação, solicitação de proposta (SDP), solicitação de informações (SDI), solicitação de compra ( SDC ) ou ainda como parte de um contrato.

Na DT temos as seguintes informações:

• Necessidade de negócios
• Descrição do escopo do produto
• Plano estratégico

2. Business case
Documento que fornece informações necessárias do ponto de vista de um negócio, para determinar se o projeto justifica ou não o investimento.

3. Contrato
Um contrato é uma entrada se o projeto estiver sendo realizado por um cliente externo.

4. Fatores ambientais da empresa
Fatores que podem influenciar o Termo de Abertura do Projeto:

• Padrões Governamentais ou industriais,
• Infraestrutura organizacional e
• Condições do mercado.

5. Ativos de processos organizacionais
Ativos que podem influenciar o Termo de Abertura do Projeto:

• Processos organizacionais padronizados, políticas e definições padronizadas de processos para uso na organização
• Modelos e
• Informações históricas e base de conhecimento de lições aprendidas.

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto: Ferramentas


1. Opinião especializada
Usada frequentemente para avaliar as entradas necessárias para desenvolver o termo de abertura do projeto, sendo aplicáveis a qualquer detalhe técnico e de gerenciamento.
Exemplos de opinião especializada:

• Consultores;
• Associações profissionais e técnicas;
• Grupos Industriais e
• Escritório de Projetos.

Utilizando as Entradas e Ferramentas na prática:
 
O Banco YKF através de seu Escritório de Projetos está nos contratando para Gestão de um projeto estratégico.

No link Requisição temos a descrição do projeto.

Como já temos a Declaração de Trabalho, utilizaremos a Ferramenta - Opinião Especializada para verificarmos os fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais, o Escritório de Projetos (EP) será o Especialista neste processo.

Documentos entregues pelo EP:

- Organograma da Organização

- Modelo do Termo de Abertura

Template_TAP.doc


No próximo Post teremos o Termo de Abertura do Projeto preenchido e aprovado pelo solicitante / patrocinar ( Sponsor ).

Gestão na prática

Estou me preparando para a Certificação PMP - Certificação Project Management Professional (PMP®) do PMI®, que é a credencial profissional mais reconhecida e respeitada em termos mundiais no que tange ao Gerenciamento de Projetos.
Tenho procurado referências sobre o tema Gestão de Projetos e tenho encontrado muita documentação teórica sobre o tema.
Como não encontrei nenhum exemplo de projeto ou gerenciamento, estou desenvolvendo um exemplo de um projeto de médio porte, para passarmos por todas as áreas de conhecimento, processos, técnicas e ferramentas, entradas e saídas do PMBOK®, pois somente através da prática ficará vísivel os relacionamentos e dependências dos processos de gestão de projetos.

Contextualização
Minha proposta é gerenciarmos um projeto para gestão de correspondências de um Banco nacional com 25 Milhões de clientes, os quais recebem mensal o extrato de movimentação de suas contas e anualmente o Informe de Rendimentos.

Ocorre que o banco não possui um controle para determinar quais clientes estão com o endereço irregular ( desatualizado, incompleto, etc ), com isso há uma série de correspondências que provavelmente não estão sendo entregues aos clientes.

Conforme Área Operacional, atualmente 20 Milhões (80%)  dos clientes possuem movimentação mensal nas contas e o Informe de Rendimento é emitido à 23,750 Milhões (95%) dos clientes.

As despesas com postagem de documentos, gira em torno de R$ 0,73/Documento:
             Impressão/Envelopagem.......: 0,08 Unidade
             Postagem............................: 0,65 Unidade

Diante disso, totalizamos as despesas em R$ 14,6 Milhões /mês aos extratos e R$ 17,3 Milhões /ano com os informações, ou seja, R$ 192,5 Milhões apenas com as despesas de correspondências aos clientes.

Agora que o assunto está contextualizado, no próximo Post teremos a criação do Termo de Abertura do Projeto.